Служба Ученого секретаря є структурним підрозділом університету, який підпорядкується безпосередньо ректору університету.

У своїй діяльності Служба Ученого секретаря керується чинним законодавством України, Статутом Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна, Регламентом Вченої ради університету, наказами та розпорядженнями ректора університету.

У своїй діяльності Служба Ученого секретаря виконує такі завдання:

• організаційне забезпечення напрямків діяльності Вченої ради університету, визначених Регламентом Вченої ради;
• підготовка проектів розпорядчої документації, службової кореспонденції щодо діяльності Вченої ради університету;
• організація своєчасного та адресного направлення доручень, розпоряджень та наказів, службової кореспонденції та спеціальної документації, пов’язаних з діяльністю Вченої ради університету;
• підготовка та протоколювання засідань Вченої ради університету;
• інформування громадськості університету про ухвалені Вченою радою рішення;
• контроль за своєчасним виконанням рішень Вченої ради університету;
• інформування громадськості університету про нормативно-правові акти, які регулюють питання сфери компетенції Вченої ради університету;
• підтримка контактів з відповідними структурними підрозділами центральних і регіональних органів влади сфери освіти і науки, а також Національної академії наук України та національних галузевих академій, інших освітньо-наукових установ з питань сфери компетенції Вченої ради університету.